Obchodní podmínky

Registrací, ale i dalším využíváním služeb vyjadřuje uživatel svůj souhlas s níže uvedenými Obchodními podmínkami společnosti Residit s.r.o. stanovenými pro používání aplikace Tooltee.com. Obchodní podmínky jsou pro uživatele i poskytovatele závazné okamžikem potvrzení registrace.

1. Vymezení základních pojmů

1.1. Poskytovatelem je společnost Residit s. r. o., se sídlem V pláni 532/7, Praha 4, 142 00 ,společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze oddíl C vložka č. 24792, IČ: 601 98 095, DIČ: CZ60198095 (dále jen poskytovatel).

1.2. Uživatelem je výhradně podnikající fyzická či právnická osoba identifikována přihlašovacím emailem a heslem zadaným při registraci, která služeb využívá v rámci své podnikatelské činnosti (dále jen uživatel).

1.3. Smlouvou se rozumí smlouva uzavřená mezi Poskytovatelem a Uživatelem, jejímž předmětem je poskytnutí Licence k užívání webové nebo mobilní aplikace.

1.4. Licence je nevýhradní licencí k užívání Aplikace za podmínek uvedených v těchto obchodních podmínkách.

1.5. Aplikací se rozumí webová nebo mobilní aplikace.

1.6. Nabídkou k uzavření Smlouvy je registrace Uživatele, která se realizuje založením účtu (vyplněním a odesláním registračního formuláře nebo přijetím pozvánky do jiného účtu).

1.7. Přijetím nabídky je zobrazení potvrzovací obrazovky po registraci nebo emailové potvrzení registrace poskytovatelem. Toto přijetí nabídky je okamžikem uzavření Smlouvy. Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou.

1.8. Účet – uživatelský účet pro službu identifikovaný unikátním identifikátorem (názvem účtu/agendy). Účet představuje neveřejnou část aplikace.

1.9. Změna tarifu v rámci uživatelského účtu se považuje za návrh na změnu smlouvy. Potvrzení změny tarifu je přijetím tohoto návrhu.

1.11. Zrušení účtu je nenávratné smazání jednoho nebo všech účtů uživatele a všech dat spojených s rušeným účtem. Zrušení účtu představuje zrušení Smlouvy.

2. Práva a povinnosti uživatele

2.1. Uživatel je povinen uvést při registraci své kontaktní údaje pro účel vytváření kalkulace a komunikaci s poskytovatelem. Uživatel je povinen udržovat své kontaktní údaje aktuální.

2.2. Uživatel souhlasí, aby mu byla ze strany poskytovatele zasílány obchodní sdělení. Tento souhlas je kdykoli odvolatelný, ať pro jednotlivý druh sdělení či všechna obchodní sdělení.

2.3. Uživatel je povinen chránit poskytnutá přístupová jména a hesla ke zřízeným službám a programovým prostředkům serveru před zneužitím třetí stranou. Za případné zneužití nenese poskytovatel odpovědnost.

2.4. Aplikace, včetně její mobilní verze, je dle zákona č. 121/2000 Sb. o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů ve znění jeho pozdějších novelizací (dále jen „Autorský zákon“), autorským dílem. Majetková práva k aplikaci podle Autorského zákona i podle mezinárodních dohod o autorském právu, uzavřených Českou republikou, náleží poskytovateli. Tato smlouva neuděluje uživateli žádná oprávnění ve spojení s ochrannými známkami poskytovatele.

2.5. Poskytovatel nenese odpovědnost za soulad náležitostí vytvořených dokladů s platnými a účinnými právními normami a je pouze na uživateli, aby se ujistil o jejich úplnosti a bezchybnosti.

2.6. Uživatel se zavazuje neprodávat ani jinak neposkytovat Aplikaci jakýmkoliv způsobem třetím osobám bez souhlasu poskytovatele.

2.7. Uživatel nese plnou zodpovědnost za data a obsah, který poskytovanou Aplikací zpracovává a zavazuje se užívat poskytovanou Aplikaci v souladu s právním řádem České republiky.

2.8. Uživatel se zavazuje platit řádně a včas dohodnutou cenu za poskytované plnění dle platného ceníku.

2.9. Uživatel má právo kdykoli zrušit Smlouvu zrušením svého účtu, pokud jeho účet není zablokovaný z důvodů porušení některé z obchodních podmínek. Všechna data uživatele budou po zrušení účtu smazána.

3. Práva a povinnosti poskytovatele

3.1. Poskytovatel je povinen zajistit nepřetržitý provoz Aplikace.

3.2. Porušením povinnosti poskytovatele zajistit nepřetržitý provoz Aplikace není přerušení provozu Aplikace vzniklé z neodvratitelných objektivních důvodů (např. odstávka elektrické energie, výpadek přípojného bodu k internetu apod.) nebo přerušení provozu z důvodu systémových zásahů poskytovatele do provozu serveru, o kterých však bude uživatel informován v předstihu přímo v Aplikaci.

3.3. Poskytovatel má právo zrušit účet uživateli, který porušuje Smluvní podmínky, záměrně poškozuje aplikaci, zneužije loga, ochranné známky poskytovatele, dopustí se jiného nelegálního šíření obsahu webu a webové či mobilní aplikace nebo se snaží obejít tarifní omezení.

3.4. Poskytovatel má právo zrušit účet uživateli, který se do tohoto účtu nepřihlásil déle než 12 měsíců. Před případným zrušením upozorní poskytovatel uživatele na email majitele účtu.

3.5. Poskytovatel nenese odpovědnost za jakoukoli škodu způsobenou užíváním aplikace.

3.6. Poskytovatel má dle ustanovení §1752 zákona č. 89/2012, občanského zákoníku právo měnit tyto obchodní podmínky, například z důvodu jejich uvedení do souladu s právními předpisy či zvýšení právní jistoty stran smlouvy. Smluvní strany souhlasí, že z povahy závazku vyplývá rozumná potřeba Obchodní podmínky v budoucnosti změnit, a to po předchozím upozornění uživatele na webu ve lhůtě minimálně 14 dní před účinností změn.

3.7. Pokud uživatel se změnou obchodních podmínek nesouhlasí, má právo zrušit účet. Smluvní strany prohlašují, že doba 14 dnů je dostatečná k obstarání alternativní služby.

3.8. Poskytovatel má právo zasílat uživateli informace a obchodní sdělení formou emailu a zároveň povinnost obchodní sdělení nezasílat, pokud s jejich zasíláním uživatel nesouhlasí.

4. Poplatky a úhrady

4.1. Cena je stanovena dle aktuálního ceníku.

4.2. Úhrady za využívání Aplikace se provádějí předem na základě vystavené zálohové faktury a jsou nevratné.

4.3. Poskytovatel je oprávněn, po předchozím upozornění uživatele, měnit podmínky a ceny nabízených služeb z důvodů uvedení nových funkcí nebo inflace.

4.4. Poskytovatel vystavuje fakturu na používání Aplikace jednou měsíčně. Uživatel může požádat o změnu fakturační periody na 1 rok.

4.8. Poskytovatel má právo zrušit účet uživateli, který je v prodlení s platbou za využívání Aplikace déle než 2 měsíce. Před případným zrušením upozorní poskytovatel uživatele na email majitele účtu.

5. Podpora, záruka, reklamace

5.1. Všechny služby jsou poskytovány pouze elektronickým způsobem.

5.2. Podpora k používání poskytované služby je poskytována pouze v elektronické podobě (emailová komunikace, informace na webových stránkách apod.).

5.4. Případné reklamace je možné uplatňovat zasláním emailu, nebo vyplněním kontaktního formuláře. Kontaktní email a formulář jsou součástí popisu služby i samotné služby.

6. Ochrana osobních údajů

6.1. Ochranu osobních dat Uživatele upravují Podmínky ochrany osobních údajů .

6.2. Ochranu osobních dat obchodních partnerů Uživatele upravuje Zpracovatelská smlouva .

7. Rozhodné právo

Pro případ sporů vzniklých ze smlouvy, jakož i pro případ sporů týkajících se platnosti, či existence uzavřené smlouvy o poskytování služby a těchto obchodních podmínek si strany:

7.1. Volí jako rozhodné právo právo České republiky.

7.2. Určují, že k rozhodování jsou příslušné české soudy.

7.3. V souladu s §89a zákona č. 99/1963 Sb. určují jako místně příslušný soud v Praze.

8. Závěrečné ustanovení

8.1. Tyto obchodní podmínky jsou účinné k 15. 5. 2018.

Zpracovatelská smlouva

1. Vymezení základních pojmů

1.1. Tato Zpracovatelská smlouva definuje způsob zpracování osobních dat obchodních partnerů Uživatele v souladu s požadavky GDPR.

1.2. Poskytovatel je ve vztahu k osobním údajům obchodních partnerů Uživatele zpracovatelem, Uživatel je správcem těchto údajů.

1.3. Poskytovatel není oprávněn osobní údaje zpracovávat v rozporu anebo nad rámec stanovený těmito podmínkami bez přímého, zvláštního souhlasu Uživatele (např. zvlášť udělený souhlas pro předání údajů pro účely zpracování DPFO účetní firmou). Tento souhlas může Uživatel dát například zaškrtnutím formulářového prvku v aplikaci, v emailu, nebo jiné komunikaci s Poskytovatelem.

2. Jaká data Poskytovatel zpracovává

2.1. Poskytovatel se zavazuje pro Uživatele zpracovávat osobní údaje za účelem poskytování aplikace formou licenční smlouvy a poskytnutí podpory Uživateli při používání aplikace v rozsahu běžných osobních údajů. Zpracování zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR je v rámci Aplikace zakázáno.

2.2. Uživatelem do Aplikace o svých obchodních partnerech vloží osobní údaje typu:

Jméno, příjmení
Bankovní spojení
Fakturační adresy - ulice, město, PSČ, stát
Podnikatelské údaje - IČ, DIČ (a další v případě jiných států)
Kontaktní údaje - Email, telefon, web
Doručené bankovní emaily (mohou obsahovat minimálně jméno a příjmení protistrany a bankovní spojení)
Uživatel má možnost si vložit jakýkoli textový údaj do poznámek u dokladu, nebo kontaktu.

3. Co s daty Poskytovatel dělá, jak je zpracovává

3.1. Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem výkonu veškerých činností potřebných pro poskytování Aplikace formou Licenční smlouvy (včetně např. podpory).

3.2. Poskytovatel se zavazuje pro Uživatele zpracovávat osobní údaje v rozsahu a za účely stanovenými v čl. 3.1 těchto podmínek. Poskytovatel bude v rámci zpracování osobní údaje shromažďovat, ukládat na nosiče informací, uchovávat a mazat.

3.3. Uživatel uděluje Poskytovateli obecné povolení zapojit do zpracování dalšího zpracovatele osobních údajů. Poskytovatel musí uložit svým subdodavatelům v postavení zpracovatele osobních údajů stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v těchto podmínkách.

3.4. Pokud chce být Uživatel informován o budoucích změnách v seznamu subdodavatelů, může o to požádat napsáním na email info@tooltee.com. Poskytovatel bude informovat Uživatele, kteří o to požádali, nejpozději čtrnáct (14) dní před provedením změny. Uživatel proti změnám může v dané lhůtě vznést námitky. Legitimní námitky musí obsahovat zdokumentované porušení zásad ochrany osobních údajů daného subdodavatele.

3.5. V závažných případech, kdy by byla ohrožena bezpečnost dat nebo chod aplikace, má Poskytovatel právo změnit subdodavatele bez předchozího upozornění Uživatele. Poskytovatel na takovou změnu upozorní Uživatele ex post a není tím dotčeno právo Uživatele na vyjádření legitimní námitky.

3.6. Poskytovatel se zavazuje, že zpracovávání osobních údajů bude zabezpečeno zejména následujícími způsoby:

Poskytovatel přijal a bude udržovat technická a organizační opatření odpovídají míře rizika, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.
Oprávněné osoby Poskytovatele, které zpracovávají osobní údaje podle těchto podmínek, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo jejich zabezpečení. Poskytovatel zajistí jejich prokazatelné zavázání k této povinnosti. Poskytovatel zajistí, že tato povinnost oprávněné osoby bude trvat i po skončení pracovněprávního nebo jiného vztahu k Poskytovateli.
Poskytovatel poskytne Uživateli veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti podle této smlouvy a GDPR, umožní audity, včetně inspekcí, prováděné Uživatelem nebo jiným auditorem, kterého uživatel pověřil.

4. Právo Uživatele exportovat data

4.1. Uživatel má právo kdykoli si exportovat své kalkulace, ve strojově zpracovatelných formátech.

4.2. Uživatel může požádat o export dalších dat ze svého účtu, ale Poskytovatel má právo za to účtovat cenu odpovídající vynaloženému času a jiných nákladů spojených s takovým exportem.

5. Smazání dat

5.1. Data uživatelského účtu se mažou ihned s ukončením poskytování plnění licenční smlouvy.

5.2. Do čtyřiceti pěti (45) dnů od smazání účtu Poskytovatel vymaže data účtu Uživatele i ze záloh aplikace.

5.3. Záznamy o činnosti Aplikace (logy), ve kterých mohou být i záznamy činnosti Uživatele v jeho účtu Poskytovatel maže do jednoho (1) roku od zrušení účtu.

6. Ostatní

6.1. Uživatel se zavazuje neprodleně ohlašovat všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z těchto podmínek na a poskytnout Poskytovateli součinnost nezbytnou pro plnění těchto podmínek.

Ochrana osobních údajů

1. Vymezení základních pojmů

1.1. Poskytovatel a Uživatel spolu uzavřeli Licenční smlouvu tím, že Uživatel odsouhlasil všeobecné obchodní podmínky při zřízení uživatelského účtu.

1.2. V rámci tohoto právního vztahu bude Poskytovatel správcem osobních údajů Uživatele za účelem realizace smluvního vztahu a pro marketingové účely podle čl. 4 bod 7) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen: “GDPR”).

1.4. Termíny "správce dat", "zpracovatel dat", "osobní údaje", "zpracování", "odpovídající technická a organizační opatření" použitá v tomto textu je třeba vykládat v kontextu GDPR.

2. Jaké osobní údaje Poskytovatel o Uživateli spravuje

2.1. Pro poskytování Aplikace a její podporu jde o údaje:

Email – přihlašovací jméno Uživatele
Heslo – pro ověření Uživatele
Technické údaje - odkud uživatel přišel na web Tooltee.com, pro statistické účely
IP adresy - provozní důvody
Veškerou korespondenci (např. přes email, chat, v aplikaci)s uživatelskou podporou Aplikace
Na marketingovém webu pro statistické účely návštěvy a akce Uživatele (například založení nového účtu, testování změn designu)
Dobrovolné odpovědi Uživatele na ankety Poskytovatele
Záznamy o činnosti Aplikace (logy), ve kterých mohou být i záznamy činnosti Uživatele v jeho účtu

2.2. Další údaje o sobě do svého uživatelského účtu Uživatel zadá při používání Aplikace. Jde například o přihlašovací údaje do aplikací třetích stran.

2.3. Poskytovatel používá v rámci zvyšování kvality služeb, personalizace nabídky, sběru anonymních dat a pro analytické účely ve své prezentaci tzv. soubory cookie. Používáním webu Uživatel souhlasí s použitím zmíněné technologie.

2.4. Údaje o obchodních partnerech Uživatele, vydaných a přijatých fakturách apod. a nakládání s nimi ze strany Poskytovatele popisuje Zpracovatelská smlouva .

3. Co s daty Poskytovatel dělá, jak je zpracovává

3.1. Zpracováním osobních údajů za účelem realizace smluvního vztahu se rozumí zpracování údajů v rozsahu nezbytném pro plnění Licenční smlouvy. Za tímto účelem budou v nezbytném rozsahu zpracovávány Uživatelovy identifikační a kontaktní údaje a dále informace vztahující se k zajištění chodu Aplikace. V případě, že Uživatel s poskytnutím svých údajů za tímto účelem nesouhlasí, nelze smlouvu uzavřít.

3.2. Marketingovým využitím údajů se rozumí pouze využití kontaktních údajů Uživatele za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních produktů Poskytovatele (např. oznamování rozšiřování funkcí Aplikace), které již Uživateli poskytl. Výše uvedené osobní údaje poskytuje Uživatel dobrovolně a souhlasí s jejich zpracováním. Souhlas se uděluje na dobu trvání smluvního závazku a lze jej kdykoliv odvolat.

3.3. Souhlas platí rovněž pro správcem pověřené zpracovatele, jejichž služby Poskytovatel využívá pro zajištění chodu Aplikace – např. poskytovatelé serverové infrastruktury, zálohování dat, externí spolupracovníci a zaměstnanci. S každým takovým subdodavatelem má Poskytovatel uzavřenou smlouvu zavazující subdodavatele k dodržování podmínek v této zpracovatelské smlouvě. Poskytovatel může do zpracování zapojit subdodavatele, pokud ten splňuje nároky shodné s ustanoveními této zpracovatelské smlouvy.

3.4. Poskytovatel se zavazuje neposkytovat bez zvláštního, přímého souhlasu Uživatele jeho data třetím stranám ke komerčním účelům (např. zvlášť udělený souhlas pro předání údajů pro účely zpracování DPFO účetní firmou). Tento souhlas může Uživatel dát například zaškrtnutím formulářového prvku v aplikaci, v emailu, nebo jiné komunikaci s Poskytovatelem.

3.5. Ze strany Poskytovatele nedochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu č. 22 GDPR.

4. Práva Uživatele

4.1. Uživatel má právo na přístup ke svým osobním údajům, právo na informaci o zpracování svých osobních údajů ke všem výše uvedeným účelům, právo na jejich opravu, právo na jejich likvidaci. Uživatel, pokud se domnívá, že jsou jeho osobní data zpracovávána protiprávně, má také právo požadovat na Poskytovateli vysvětlení a odstranění závadného stavu.

4.2. Požádá-li Uživatel o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Poskytovatel povinen tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti Poskytovatelem na adrese info@tooltee.com.

4.3. Poskytovatel je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

5. Smazání dat

5.1. Po ukončení poskytování plnění na základě Licenční smlouvy mezi Poskytovatelem a Uživatelem — typicky tím, že Uživatel zruší svůj účet — je Poskytovatel povinen vymazat data účtu Uživatele, pokud nemá povinnost uložit osobní údaje na základě zvláštního zákona.

5.2. Data uživatelského účtu se mažou ihned s ukončením poskytování plnění licenční smlouvy.

5.3. Do čtyřiceti pěti (45) dnů od smazání účtu Poskytovatel vymaže data účtu Uživatele i ze záloh aplikace.

5.4. Záznamy o činnosti Aplikace (logy), ve kterých mohou být i záznamy činnosti Uživatele v jeho účtu Poskytovatel maže do jednoho (1) roku od zrušení účtu.

5.5. Poskytovatel po ukončení plnění na základy Licenční smlouvy uchovává následující data:

Emailová adresa majitele účtu (pouze pro případný nutný kontakt, nebude použita pro žádné marketingové účely).
Anketu vyplněnou při rušení účtu.
Korespondence a online rozhovory, které Uživatel měl při řešení jeho dotazů na podporu a to pomocí emailu, nebo online nástroje pro online chat (např. Olark, Facebook Messanger).
Pokud Uživatel dobrovolně odpoví na anketu Poskytovatele zůstanou takové odpovědi uchovány i po smazání účtu.